Как да създадете отчет в SmartSheet

Вероятно една от най -добрите функции, които Smartsheet може да предложи, е изготвянето на отчети за проекти. Разрешаването на ръководителите на проекти да работят с данни от различни листове в един изглед може да спести реално време. Този процес обаче може да изглежда предизвикателен за тези, които никога не са правили отчети или току -що са започнали да използват Smartsheet. Ако принадлежите към някоя от двете категории, сте попаднали на правилното място.

Как да създадете отчет в SmartSheet

В това ръководство стъпка по стъпка ще ви кажем всичко, което трябва да знаете за създаването на отчет в Smartsheet. Ще си тръгнете, знаейки какви са различните типове отчети и как да ги конфигурирате.

Как да създадете отчет в Smartsheet на компютър?

Всеки успешен ръководител на проекти трябва да знае как да работи многозадачно ефективно. Продължаването на текущите задачи, седмичните продажби или други проекти може да бъде обезсърчително без навременни отчети за всяка от тези дейности. Отчетите са особено полезни за отговори на основни бизнес въпроси и управление и следене на работен поток.

Можете да редактирате, обобщавате или сортирате всички данни в отчет. След като успешно създадете такъв, можете да го изпратите, споделите или публикувате с вашите колеги или заинтересовани страни.

Можете да създадете два основни типа отчети в настолното браузърно приложение Smartsheet: Обобщени отчети за ред и лист.

Отчетите за редовете незабавно акумулират данни за редове от различни листове. Благодарение на тези отчети можете да получите преглед на всички незавършени задачи, плащания, които не са преминали, или друга информация, подредена в редове.

Обобщеният отчет на листа показва обобщена информация за полето на различни листове. Това е отличен инструмент за получаване на подробен преглед на различни проекти.

Можете да изграждате отчети за редове и обобщени отчети в конструктора на отчети в приложението за браузър за настолни компютри Smartsheet. Този процес включва доста стъпки, но те ще бъдат парче за тези, които следват внимателно инструкциите по -долу:

Доклад за ред

Стъпка 1: Създаване на отчет за ред

  1. Влезте в профила си в браузъра Smartsheet на работния плот.

  2. Придвижете се до знака за меню в горния ляв ъгъл на прозореца.

  3. Щракнете върху знака плюс, за да влезете в Центъра за решения.

  4. Кликнете върху „Създаване“ в лявата странична лента.
  5. Изберете „Отчет“ от показаните опции.

  6. Ще се покаже прозорец с подкана, който ще ви помоли да дадете име на отчета и да изберете типа на отчета.

  7. Изберете „Отчет за ред“ и кликнете върху „OK“.

Сега ще трябва да конфигурирате отчета си, за да можете да го използвате.

Стъпка 2: Конфигуриране на отчета за ред

Използвайте разделите в горната лента с инструменти, за да конфигурирате отчета за ред. Можете да конфигурирате следното: Изходни листове, Колони за показване, Критерии за филтриране, Групиране, Обобщение, Сортиране. Например в раздела Критерии за филтриране можете да изберете условия, които да се показват в отчета ви. Можете да филтрирате по коментари, отдел, описание, възложени на и много други.

Стъпка 3: Сортиране на резултатите от доклада

Съществена част от създаването на отчет за ред е сортирането на резултатите по полета:

  1. Кликнете върху секцията „Сортиране“ в менюто на лентата с инструменти.

  2. Изберете поле, по което да сортирате отчета.

  3. Изберете „Сортиране низходящо“ или „Сортиране възходящо“ за това как искате да сортирате резултатите.

Ако искате да добавите още критерии за сортиране, щракнете върху опцията „Сортиране по друга колона“. Можете да сортирате резултатите от отчета по не повече от три полета.

Как да създадете отчет в приложението Smartsheet iPhone?

Приложението Smartsheet iPhone ви позволява достъп и редактиране на информация във всички налични листове и отчети. Това може да бъде истински спасител, когато сте навън без компютъра си и получавате импровизирана задача за конфигуриране на данни, която трябва да се направи веднага.

Мобилното приложение Smartsheet обаче не позволява на потребителите да създават нови отчети. Както е препоръчано на уебсайта им, най -добре е да използвате приложението с предварително настроени отчети или листове. Трябва да използвате версията за настолни компютри, за да настроите отчет или да създадете автоматизация, да приложите формули и други административни промени. Можете да правите промени в колоните на телефона си, ако сте администратор или собственик на лист.

Как да създадете отчет в приложението Smartsheet за Android?

Достъпът до отчетите на Smartsheet на вашето устройство с Android може да бъде изненадващо удобен, особено когато компютърът ви е извън обсега. За съжаление, приложението Smartsheet за Android все още не поддържа създаването на нови отчети.

Можете да получите достъп до всички отчети във вашето работно пространство по всяко време, като използвате устройството си с Android. Можете също да редактирате колоните, ако сте собственик или администратор на отчета. Създаването на нови отчети, листове или работата с каквито и да било административни промени е най -добре да се извърши в настолната версия на Smartsheet.

Как да създадете обобщен отчет в Smartsheet?

Създаването на обобщен отчет позволява на екипите да натрупват конкретни обобщаващи полета от различни листове на едно място. Това позволява на всеки да забележи важна информация и данни в изглед на ниво портфолио. След това можете лесно да комбинирате данните в групи, да обобщите информацията чрез прилагане на функции и много други.

Ето какво трябва да знаете, преди да създадете обобщен отчет в Smartsheet:

  • Обобщените полета във всички листове, които планирате да включите, трябва да бъдат именувани последователно. Приложението ще изключи информация за конкретно резюме, ако има дори най -малките разлики в интервалите или правописа.
  • Използвайте едни и същи типове полета за всички обобщения, които натрупват едни и същи данни. Искате всички колони да имат формат на валута, ако например обобщавате информация за пари. Това ще ви помогне да стоите настрана от дублиращите се колони за отчети. Ако някои полета бяха само числа, а други бяха валути, ще завършите с две колони - по една за всеки тип поле.

Ето как да създадете обобщен отчет в Smartsheet:

  1. Стартирайте приложението Smartsheet на вашия настолен браузър.
  2. Преминете към лентата с менюта в горния десен ъгъл. Това е менюто с три хоризонтални линии.

  3. Изберете „Център за решения“, представен като знак плюс.

  4. Кликнете върху бутона „Отчет“.

  5. Ще видите подкана, която ви моли да дадете име на отчета и да изберете типа на отчета.

  6. Изберете опцията „Обобщен отчет на лист“.

  7. Натиснете „OK“.
  8. (По избор, може да се направи по -късно) В секцията „Изходни листове“ изберете изходните листове, чиито полета за обобщение на листове искате да включите.

  9. (По избор, може да се направи по -късно) Под „Полета за показване“ посочете колоните за показване. Това са обобщени полета, които искате да добавите.

Можете да добавите обобщен отчет на листа директно към таблото си за управление с приспособлението за отчет. Можете също така да визуализирате данните от отчета в диаграми или графики и да улесните достъпа на вашите колеги до информацията.

За да създадете портфейлен изглед на всички включени данни, трябва да дефинирате каква информация да включите в обобщения доклад. Можете да направите това, като се придвижите в настройките на лентата с инструменти:

  • Източници: Посочете кой лист и обобщение на листа да включите в отчета.
  • Колони за показване: Изберете полето за обобщение, което да включите в отчета.
  • Критерии за филтриране: Задайте параметри за информацията, показана в отчета.
  • Група: Организирайте редовете, като групирате подобни данни в логически класификации.
  • Обобщение: Извлечете основната информация за доклада.
  • Сортиране: Изберете как да сортирате обобщените данни на отчета.

За да приложите всички тези промени, кликнете върху „Запазване“ в горния десен ъгъл на прозореца на приложението. След това ще можете да видите цялата информация, която отговаря на критериите, избрани по -горе.

Как да създадете отчет за състоянието в Smartsheet?

Докладите за състоянието помагат да се обобщи цялостният напредък на проекта и тяхната основна цел е да информират всички за текущите промени и потенциалните рискове или пречки. За щастие, Smartsheet има много безплатни шаблони, които можете да използвате, за да създадете подробен отчет за състоянието. Можете да ги намерите на тази страница.

Можете също така да създадете свой собствен отчет за състоянието и само да погледнете шаблоните за вдъхновение. Ето някои от основните раздели, които трябва да включите в доклада си за състоянието:

  • Име на проекта. Тук пишете името на проекта. Името трябва да е достатъчно ясно за всички заинтересовани страни, които биха могли да разгледат доклада за състоянието.
  • Ръководител проект. Име на лицето, отговарящо за проекта.
  • Период на проекта. Периодът, който обхваща проектът.
  • Дата на завършване. Тук трябва да напишете крайния срок за проекта. Ако няма точна дата на падежа, можете да напишете прогнозната.
  • Бюджет. Какво е състоянието на бюджета на вашия проект? Тук въвеждате дали е на целта или не.
  • График. Тук записвате състоянието на графика на вашия проект. Има ли препятствия или всичко е на път досега?
  • Качество. Тук можете да въведете дали проектът е успешен или наклонен към риск.
  • Обхват. Запишете обхвата на проекта и дали първоначалният е твърде голям или малък.
  • Рискове. Пишете за всички рискове, с които е бил изправен вашият проект. Какъв е техният статус сега?
  • Пътни прегради. Споменете всички други пречки, които биха могли да попречат на вашия проект.

Тези раздели ще бъдат повече от достатъчни, за да се създаде ясен отчет, който проследява всички етапи от успехите на проекта.

Създаване на отчет в Smartsheet

Създаването на отчети за проследяване на напредъка на проекта е от съществено значение за осигуряване на подробен, компактен и спестяващ време работен процес. Комбинирайки данните от няколко листа в един портфолио, можете лесно да споделяте ключова информация със заинтересованите страни. С Smartsheet можете да направите точно това. Надяваме се, че след като прочетете нашето ръководство, можете сами да създавате отчети в Smartsheet.

Кой тип отчет Ви се струва особено полезен за управление на проекти? Споделете вашите мисли и опит в секцията за коментари по -долу.

скорошни публикации

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found