Microsoft Word: Топ 20 тайни функции

Microsoft Word: Топ 20 тайни функции

Изображение 1 от 9

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

Microsoft Word: топ 20 секретни функции
Microsoft Word: топ 20 секретни функции
Microsoft Word: топ 20 секретни функции
Microsoft Word: топ 20 секретни функции
Microsoft Word: топ 20 секретни функции
Microsoft Word: топ 20 секретни функции
Microsoft Word: топ 20 секретни функции
Microsoft Word: топ 20 секретни функции

Когато става въпрос за разбиване на ежедневни документи, рядко има голяма нужда да се осмелявате извън раздела Начало на Word. Но скрит в интерфейса, има изобилие от допълнителни инструменти, които чакат да бъдат открити. Тези функции всъщност не са „секретни“, но много потребители никога не ги намират - и биха могли да ви спестят значително време и усилия.

По -долу очертаваме нашите топ 20 лесно пренебрегвани функции в Word. Много от тях са в Word от десетилетие или повече и могат да бъдат намерени в менютата на Word XP и Word 2003, но ще се съсредоточим върху лентовия интерфейс от Word 2007 и по -нови, който в крайна сметка е измислен, за да помогне потребителите намират по -езотеричните функции на софтуера.

1. Изберете Подобно форматиране

В един идеален свят всеки елемент във вашия документ би имал определен стил. Но ако сте разчитали на локално форматиране, все още е лесно да направите глобални промени. Разделът Редактиране, най -вдясно на раздела Начало, включва удобната опция за „Избиране на целия текст с подобно форматиране“. Това ви позволява лесно да подчертаете всичките си ad hoc заглавия, надписи и т.н. наведнъж и да промените външния им вид с един замах - или да приложите стил за по -лесно управление в бъдеще.

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

2. Панел на клипборда

Панелът в буферната памет предлага удобен начин да запазите повече от един елемент във вашия клипборд наведнъж. Щракнете върху малката изскачаща икона в раздела Буфер в раздела Начало, за да я отворите. Запомнят се до 24 скорошни операции за изрязване и копиране и можете да щракнете върху някоя от тях, за да я поставите в точката на вмъкване. Падащото меню „Опции“ в долната част ви позволява да контролирате кога да се появи панелът на клипборда; една от опциите е да се покаже, когато натиснете Ctrl+C два пъти.

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

3. Преведете

Преглед на Word | Функцията за превод изпраща текста на вашия документ до уеб страницата на Microsoft Translator и показва превод в прозорец на браузъра. В Word 2010 и 2013 можете също да активирате Преглед | Превод | Мини преводач, който представя призрачен подсказка, когато задържите курсора на мишката върху избран пасаж от текст; преместете показалеца върху него, за да видите изскачащ превод на избрания от вас език. Има десетки езици за избор: прегледайте ги, като изберете Избор на език за превод от падащото меню Превод.

4. Кернинг

Професионалният софтуер за публикуване на настолни компютри поддържа kerning - селективното регулиране на разстоянието между знаците, за да направи текста по -естетически приятен. Word не прави това по подразбиране, но може да бъде включен, като щракнете върху изскачащата икона в раздела Шрифт на раздела Начало и поставете отметка в квадратчето с надпис „Kerning за шрифтове“; въведете минимален размер на точката в полето отдясно. Ако използвате кернинг на малки шрифтове обаче, буквите могат да изглеждат заедно, което намалява четимостта.

За по -лесен достъп използвайте клавишната комбинация CTRL+D или CMD+D на Mac. Този пряк път ще ви отведе директно до екрана с шрифтове, независимо коя версия използвате. Тези, които използват Word 2007 или по -ранна версия, ще трябва да проверят опцията Разстояние между знаците. Ако използвате по-нова версия, изберете раздела „Разширени“ в горната част на изскачащия прозорец, както е показано по-горе.

5. Вмъкване на диаграма

Ако искате да включите диаграма на Excel в документа си, не е нужно да напускате Word. Избор на вмъкване | Диаграмата в Word ще отвори миниатюрен изглед в Excel, в който можете да редактирате или импортирате данните си. Просто затворете прозореца на Excel, след като приключите - той ще бъде представен под формата на диаграма в Word. В горната част на прозореца на Word разделите Инструменти за диаграми ви дават пълен контрол върху дизайна и външния вид на вашата диаграма, така че няма нужда да стартирате Excel ръчно.

6. SmartArt

SmartArt ви помага да илюстрирате процеси и взаимоотношения чрез почти 200 предварително проектирани оформления за пирамидални организации, цикли, йерархии, матрици и др. За да го използвате в Word, просто щракнете върху Вмъкване | SmartArt и изберете шаблон. След това въведете етикетите си в плаващия панел, който се показва, и плъзнете дръжките, за да промените размера на SmartArt. Ако искате той да се носи над вашия документ, можете да постигнете това лесно, като създадете текстово поле (чрез Insert | Text Box) и поставете вашия SmartArt вътре в него.

7. Поставете екранна снимка

Ако пишете урок - или просто искате лесен начин да включите в документа си изображение от друга програма - можете да вземете област от работния плот на Windows, като изберете Вмъкване | Екранна снимка; падащото меню ви позволява директно да импортирате всеки отворен прозорец като изображение. Друга възможност е да изберете опцията Screen Clipping, за да плъзнете правоъгълник с мишката и да заснемете персонализирана област на екрана.

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

8. Поставете бързи части

Бизнесът често трябва да създава писма и документи, които съдържат стандартни елементи или параграфи, като например адрес. Функцията за автотекст на Word може да ви помогне. Изберете пасаж от текст, след което изберете Вмъкване | Бързи части | Автотекст | Запазване на селекцията в Галерия за автотекст. Вече можете да вмъкнете този текст във всеки документ, като го изберете от Insert | Бързи части | Меню Автотекст. Можете също така да настроите бързи части за елементи като име на фирмата и имейл адрес, а в организатора на строителни блокове можете също да настроите шаблони и обекти за бърз достъп.

Имайте предвид, че тази опция не е достъпна за потребителите на Mac по време на писането.

9. Преноса

Разрешаването на нечетната дума да се разлее през два реда може да подобри външния вид на вашия документ. Той може да предпази десния ви край от прекалено дръпване или, в напълно обоснован текст, да предотврати появата на големи „острови“ с бяло пространство между всяка дума. Word може автоматично да поставя тирета при необходимост, но функцията е изключена по подразбиране: за да я активирате, отидете в раздела Оформление на страницата и изберете Пренос | Автоматично.

10. Номера на редове

Ако визирате код, правни документи или дори поезия, може да искате да номерирате редовете си за лесна справка. Инструментът с номериран списък на Word прилага настройки за отстъп, които може да не са това, което искате: изберете Оформление на страницата | Вместо това номера на редове и Word ще приложат чиста номерация в полето на документа. По подразбиране номерирането на редове се прилага към целия документ, но можете да го накарате да пропусне избрания текст, като изберете Номера на редове | „Потискане на текущия параграф“.

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

11. Цифрови подписи

Не винаги е очевидно дали цифров документ е автентичен оригинал. За да подпишете документ с личен ключ за криптиране, отидете в раздела Файл (или кълбото в Word 2007), изберете Защита на документ и изберете „Добавяне на цифров подпис“; ще бъдете подканени да запазите документа, преди да бъде добавен вашият подпис. Подписът автоматично ще бъде обезсилен, ако документът бъде променен, така че присъствието му е гаранция за автентичност. Ако искате да поканите някой друг да подпише документ, отидете в раздела Вмъкване и в секцията Текст изберете Линия за подпис.

12. Воден знак

Когато разпространявате чернови на документ или споделяте нещо лично с колега по работа, е полезно да можете да поставите воден знак на страницата, за да можете да видите с един поглед какъв тип документ е това. Падащото меню „Воден знак“ под раздела „Оформление на страницата“ ви позволява да добавите голям сив воден знак, казващ „ЧЕРТ“, „КОНФИДЕНЦИАЛНО“ или „ВРЕДНО“ с две щраквания. Изберете Персонализиран воден знак, за да поставите свой собствен текст или изображение.

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

Потребителите на Mac ще трябва да използват раздела „Вмъкване“ в горната част на екрана на компютъра си, за да получат достъп до опцията Воден знак.

13. Цитати

За академични произведения Word също може да ви помогне да управлявате цитатите си. В раздела Препратки ще намерите бутон за управление на източници; тук можете да въведете подробностите за всяка работа, към която се позовавате, след което да вмъкнете препратки към тях, като щракнете върху падащото меню Insert Citation. Можете да изберете формат на цитиране от 14 разпознати стила, включително APA и MLA стандарти, и в края можете да генерирате библиография с едно щракване.

14. Макроси

Скриптовият интерфейс на Office е меко казано сложен, но ако искате да автоматизирате проста, повтаряща се задача, няма нужда да въвеждате ред код. В раздела Изглед щракнете върху падащото меню Макроси и изберете Запис на макрос. В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете бутон или клавишна комбинация (не забравяйте да щракнете върху Присвояване, за да потвърдите избора си); след това изпълнете задачата, която искате да автоматизирате. Когато приключите, върнете се към падащото меню и изберете Спиране на записа. Сега натискането на избрания от вас бутон или комбинация от клавиши по всяко време ще повтори записаните от вас операции.

15. Изглед на очертанията

Ако използвате Word за голям проект, като например дисертация в колеж или роман, може да бъде полезно да разделите документа на раздели и подраздели. Отидете на Преглед | Outline за достъп до йерархичен дисплей, който ви позволява да маркирате заглавия и да свивате основния текст под тях; това ви дава ясен преглед на вашия документ, който може лесно да бъде реорганизиран чрез преместване на секции наоколо. Можете също да съберете няколко документа в един главен проект: щракнете върху Показване на документа в раздела Основен документ на раздела Очертаване, за да импортирате или създадете поддокументи.

16. Цвят на страницата

Ако искате документът ви да се откроява, можете да използвате оформлението на страницата | Падащо меню Цвят на страницата, за да приложите измиване на фона; изберете Fill Effects и можете да добавите шарки и текстури. Пълнежите и шаблоните се прилагат автоматично към всички страници на вашия документ. Освен това, въпреки че можете да ги видите на екрана, те не са отпечатани, така че няма да попречат на четимостта на вашите хартиени копия.

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

Някои потребители може да намерят избор на цветове на страницата в раздела „Дизайн“ в зависимост от версията на Microsoft Word и системата, която използвате.

17. Вмъкване на индекс

Трета полезна функция за по -продължителни работи е възможността за автоматично генериране на индекс. За да използвате тази функция, първо трябва да маркирате препратките си в текста, като изберете съответната дума или фраза, след което щракнете върху Препратки | Вмъкване на индекс. Когато маркирате всичките си заглавни думи, щракнете върху Вмъкване на индекс, за да създадете индекс. Това ще съдържа препратки към маркираните от вас екземпляри, както и самоактуализиращи се връзки към номерата на страниците, на които те се показват.

18. Комбинирайте и сравнете документи

Word може автоматично да сравнява или комбинира два документа: ще намерите инструмента под Преглед | Сравнете. Ако предпочитате да свършите работата сами, щракнете върху Преглед | Изглед Рамо до рамо; това автоматично ще позиционира документите ви един до друг при идентични коефициенти на мащабиране, така че лесно можете да гледате напред -назад между тях. Ако щракнете върху бутона Синхронно превъртане, те дори ще се превъртат нагоре и надолу в стъпка на заключване, когато преместите курсора наоколо или плъзнете лентата за превъртане.

19. Инспектор на документи

Служители на пресата и държавни служители са се качвали в гореща вода в миналото, за да разпространяват документи с чувствителна информация, вградена в техните метаданни, или това може да бъде възстановено чрез опцията Word Track Changes. Не правете същата грешка: в раздела Информация в раздела Файл (или кълбото в Office 2007) ще намерите избор от опции под падащото меню „Подготовка за споделяне“, което ви позволява да проверите за скрита информация (и потвърдете съвместимостта с други издания на Word).

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

20. Персонализирайте лентата

Лентовият интерфейс е проектиран да бъде по -стабилен от много персонализирания интерфейс на Office 2003. Ако обаче изберете Файл | Опции | Персонализирайте лентата, можете да добавяте нови функции към нея и да премахвате тези, които не искате да виждате. Можете да добавяте функции, които обикновено изобщо не са изложени - има полезна селекция от „Команди, които не са в лентата“ - и дори да създадете свои собствени раздели. Ако това е твърде сложно, можете да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп, която се появява в горната част на екрана, като използвате малката стрелка за падащо меню в нейния десен край.

Microsoft Word: топ 20 секретни функции

скорошни публикации

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found